Согласно законодательству полученные подотчетные денежные средства должны быть истрачены и представлен авансовый отчет, а остаток неиспользованных средств должен быть возвращен в кассу предприятия.
Если на момент проверки налоговым органом будет установлен невозвращенный остаток подотчетных сумм, то он может быть признан доходом со всеми вытекающими отсюда последствиями, то есть доначислен НДФЛ, страховые взносы, штрафы и пени. Данное нарушение возникнет, если с момента, когда работник должен отчитаться пройдет три года (срок исковой давности).
Чтобы избежать данного нарушения, нужно прервать течение срока исковой давности. Для этого нужно зафиксировать меры, направленные на возврат долга работником или подписать с работником соглашение о возврате остатка подотчетной суммы. И тогда срок давности продляется еще на три года.