Облагаются ли выплаты работникам, связанные с коронавирусом, НДФЛ и страховыми взносами?

НДФЛ и страховые взносы на выплаты работникам во время простоя из-за коронавируса

Если предприятие приостановило работу в связи с мерами, принимаемыми в целях ограничения распространения COVID-19, а перевести на удаленную работу нет возможности, то по мнению Роструда, это причина простоя по не зависящим от работодателя и работника обстоятельствам. Например, были перебои с поставками импортных комплектующих, приостановка деятельности покупателей. Согласно ст.157 ТК РФ время простоя по причинам, не зависящим от работодателя и работника, оплачивается в размере не менее двух третей тарифной ставки или оклада. Оплата времени простоя является облагаемым НДФЛ доходом работника согласно пп. 6 п. 1 ст. 208 НК РФ.

Согласно пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ следует, что не облагаться страховыми взносами могут только компенсации, связанные с исполнением трудовых обязанностей. Работник во время простоя свою трудовую функцию не осуществляет, в связи с чем установленная норма рабочего времени не выполняется. Фактически получается, что оплата времени простоя это не заработная плата, а компенсация, не связанная с исполнением сотрудником трудовых обязанностей. Поэтому оплата времени простоя, введенного по причинам, не зависящим от работодателя и работника, облагается страховыми взносами в общем порядке.

Минфин в письме от 25.08.20 № 03-04-05/74451 подтвердил эту позицию. Поэтому со всех начисленных за расчетный период в пользу работника выплат и вознаграждений, в том числе с сумм оплаты времени простоя, необходимо начислить страховые взносы независимо от присутствия или отсутствия работника на рабочем месте в период простоя. Арбитражная практика также свидетельствует о том, что страховые взносы на оплату времени простоя лучше начислять, ввиду того что эти выплаты не являются компенсационными в смысле ст. 164 ТК РФ и подлежат включению в базу для начисления страховых взносов.

НДФЛ и страховые взносы при использование личного имущества при удаленной работе

Сотрудники на удаленке при исполнении трудовых обязанностей могут использовать собственную оргтехнику (ноутбуками, компьютерами видеокамерами, смартфонами), личным домашним или мобильным доступом в Интернет, приобретенным для собственных нужд программным обеспечением и т. д. Работодатель обязан выплатить компенсацию согласно ст 312.6 ТК РФ.

Смотрим норму в НК РФ — п. 1 ст. 217 НК РФ — освобождаются от НДФЛ все виды компенсационных выплат, установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ, связанных с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей.. Аналогичная норма действует и в отношении страховых взносов (абзац 10 пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ).

Норм компенсаций при использовании личного имущества работника в служебных целях НК РФ не содержит и не предусматривает порядка их установления (письмо ФНС России от 13.11.2018 N БС-3-11/8304).В статье 312.6 ТК РФ указывается, что работодатель возмещает расходы, в порядке, сроки и размерах, которые определяются коллективным договором, локальным нормативным актом, принятым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору.

Таким образом, если суммы компенсаций расходов дистанционных работников, не превышают размер, установленный в трудовом договоре или локальном нормативном акте, то они не подлежат обложению НДФЛ, а также страховыми взносами. (Письмо Минфина России от 31.03.2021 N 03-03-06/1/23415).

Обратите внимание, для освобождения выплат за использование личного имущества от НДФЛ и страховых взносов условие о компенсации должно быть обязательно указано в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему. Также необходимы документы, подтверждающие право собственности работника на используемое имущество, документы, подтверждающие фактически понесенные затраты, расчеты компенсаций, все это нужно документально подтвердить

Для учета компенсаций при налогообложении прибыли размер возмещения указанных расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием работником личного (арендованного) оборудования (средств) для целей трудовой деятельности. То есть организация должна располагать копиями документов, как подтверждающими приобретение (аренду) оборудования (средств) работником, так и подтверждающими расходы, понесенные им при использовании их в служебных целях (см. письмо Минфина России от 31.03.2021 N 03-03-06/1/23415).

НДФЛ и страховые взносы при проведении работникам тестов на COVID-19 и иммунитет к коронавирусу

В отдельных регионах предусмотрены меры по проведению работодателями обязательного тестирования сотрудников на COVID-19 и иммунитет к коронавирусу. Согласно ст. 210 НК РФ при определении налоговой базы по НДФЛ учитываются все доходы налогоплательщика. Доходом признается экономическая выгода в денежной или натуральной форме, учитываемая в случае возможности ее оценки и в той мере, в которой такую выгоду можно оценить, и определяемая в соответствии с главой 23 НК РФ. Соответственно, так как необходимость прохождения которых обусловлена требованиями законодательства, и заинтересован в тестах прежде всего работодатель, а не сам работник, то суммы оплаты за физлиц на проведение обязательного тестирования на COVID-19, не признаются экономической выгодой работников (письма ФНС России от 27.11.2020 N БС-4-11/19575@, Минфина России от 06.09.2021 N 03-03-06/1/71912). Тесты должны проводиться в организациях, допущенных к проведению таких исследований в соответствии с законодательством Российской Федерации

Насчет страховых взносов в письме Минфина России от 06.09.2021 N 03-03-06/1/71912 разъяснено, что оплаченная работодателем для работников стоимость проведения исследований на предмет наличия новой коронавирусной инфекции (2019-nCoV) в организациях, допущенных к проведению таких исследований, необходимость проведения которых обусловлена обеспечением нормальных условий труда работников, не облагается страховыми взносами. Кроме того, если организация заключает на срок не менее одного года договоры ДМС или договоры на оказание медицинских услуг с медорганизациями, в рамках которых могут осуществляться тесты на COVID-19, то суммы платежей по таким договорам также не подлежат обложению страховыми взносами.

При этом, если организация компенсирует работникам их расходы на тестирование, то данные суммы компенсации будут облагаться страховыми взносами в общеустановленном порядке, поскольку эти выплаты не поименованы в перечне не подлежащих обложению взносами сумм.

НДФЛ и страховые взносы на материальную помощь пострадавшим из-за COVID-19 работникам

НДФЛ не облагаются суммы ряда выплат (в том числе в виде материальной помощи), связанных с особыми или чрезвычайными обстоятельствами:

1. полученные налогоплательщиками, пострадавшими от чрезвычайных обстоятельств, и членами их семей, в связи с указанными событиями (хотя в настоящее время карантинные меры ЧС не признаны);
2. осуществляемые работодателями членам семьи умершего работника, бывшего работника, вышедшего на пенсию, или работнику, бывшему работнику, вышедшему на пенсию, в связи со смертью члена (членов) его семьи;
3. суммы, уплаченные работодателями за оказание медицинских услуг своим работникам, их супругам, родителям, детям (в том числе усыновленным), подопечным в возрасте до 18 лет, а также бывшим своим работникам, уволившимся в связи с выходом на пенсию по инвалидности или по старости, и оставшиеся в распоряжении работодателей после уплаты налога на прибыль организаций.

Выплаты физлицам материальной помощи по другим основаниям подлежат включению в базу для исчисления НДФЛ. На такие выплаты распространяется правило п. 28 ст. 217 НК РФ — НДФЛ не облагается матпомощь в сумме, не превышающей 4000 рублей в год.

Не подлежат обложению страховыми взносами:

1. суммы единовременной материальной помощи, оказываемой (пп. 3 п. 1 ст. 422 НК РФ)
   физическим лицам в связи со стихийным бедствием в целях возмещения причиненного им материального ущерба или вреда их здоровью; работнику в связи
2. со смертью члена его семьи;
3. суммы материальной помощи, оказываемой работодателями своим работникам, не превышающие 4000 рублей на одного работника за календарный год (пп. 11 п. 1 ст. 422 НК РФ);
4. выплаты единовременной материальной помощи неработающим в компании лицам (бывшим работникам, членам семьи умершего работника), производимые организацией вне трудовых и гражданско-правовых отношений (п. 1 ст. 420 НК РФ, см. также п. 4 письма Минфина России от 15.02.2021 N 03-15-06/10032).

Компенсации, уплаченные за лечение и медицинское обслуживание работников, должны быть включены работодателем в базу по страховым взносам (письма Минфина России от 21.03.2017 N 03-15-06/16239, от 14.02.2017 N 03-15-06/8071, от 26.04.2017 N 03-15-06/25246).

НДФЛ и страховые взносы при выдаче средств индивидуальной защиты

В общем случае СИЗ, выдаваемые сотрудникам в производственных целях, не являются их доходом и не подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами (п. 1 ст. 217 и пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ). Минфин эту позицию поддерживает, при условии, что СИЗ выдаются сотрудникам организации только для осуществления производственной деятельности и не переходят в их собственность (письма Минфина России от 16.01.2017 N 03-04-06/1222, от 16.09.2016 N 03-03-06/1/54239). В этом случае их стоимость не может быть признана экономической выгодой сотрудников и, соответственно, являться объектом обложения НДФЛ.

Эти разъяснения применимы и ситуации, когда СИЗ выдаются работникам в соответствии с распоряжением руководителя в целях обеспечения безопасных условий труда по рекомендациям Роспотребнадзора, при условии, что в собственность сотрудников они не переходят. Так как работодатель должен обеспечить своих работников средствами индивидуальной защиты — масками, дезинфицирующими средствами, и т. д.

Расходы организаций на оплату тестов на COVID-19, а также иммунитета к ней, учитываются также и для целей налогообложения прибыли организаций в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией. На основании подпункта 7 пункта 1 статьи 264 НК РФ. к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, отнесены, в частности, расходы на обеспечение нормальных условий труда и мер по технике безопасности, предусмотренных законодательством Российской Федерации.