Как организовать дистанционную работу работников в связи с коронавирусом?

Регулирование труда дистанционных работников

В «докоронавирусную» эпоху, работа на удаленке была знакома ограниченному числу работников, в основном это были профессии из IT-сферы. С 2020 года почти всем предприятием пришлось перестроить процессы, в том числе с применением информационно-коммуникационных технологий в трудовых отношениях. Минтруд и Роспотребнадзор рекомендовали организовать удаленную работу для всех работников, чей функционал позволяет это сделать. С целью совершенствования гибких форм занятости с 01.01.2021 законодатели внесли изменения в Трудовой кодекс в части регулирования дистанционной (удаленной) работы и временного перевода работника на дистанционную (удаленную) работу по инициативе работодателя в исключительных случаях.

В соответствии со ст.312.1 ТК РФ дистанционной (удаленной) работой является выполнение трудовой функции вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, вне стационарного рабочего места. Для выполнения трудовых обязанностей и для осуществления взаимодействия между работодателем и работником используется информационно-телекоммуникационные сети, в том числе сети «Интернет» и связи общего пользования. Выполнение работником трудовой функции дистанционно не может являться основанием для снижения ему заработной платы.

Законом был расширен круг удаленных работников, предусматривается возможность работать дистанционно постоянно/временно до 6 месяцев/чередовать работу дистанционно и на стационарном рабочем месте. Кроме того, были установлены правила перевода на дистанционную работу по инициативе работодателя в исключительных случаях и порядок взаимодействия работника и работодателя в при удаленке. В этой статье рассмотрим как правильно оформить перевод работников на удаленную работу.

Создание дистанционных рабочих мест

Вопрос о переходе на удалённую работу должен решаться с учетом задач, которые возложены на работника, и возможности их выполнять удаленно. Необходимо оценить технические возможности организации такой работы как со стороны работодателя, так и со стороны работника. Перед переводом на удаленную работу лучше полностью проработать вопросы с какой целью, кого и когда переводить? Возможно, перевод кого-то из работников можно перевести на дистанционную работу на постоянной основе. Может случиться наоборот, что при удаленной работе ключевого сотрудника, пострадает качество выполнения работ или технологический процесс. Например, на некоторых крупных заводах действует смешанный формат — несколько дней работают в офисе, несколько — из дома.

Общие рекомендации по организации перевода:

1. Изучить текущий рабочий процесс — особенности выполняемой работы, цели, результаты, круг взаимодействия с другими сотрудниками;
2. Выявить процедуры, которые выполняются штатными сотрудниками и которые могли бы выполняться удаленно;
3. В случае необходимости составить пошаговую схему организации рабочего процесса от получения задания сотрудником до его сдачи, лучше несколькими способами;
4. Определить уровень квалификации предполагаемого сотрудника;
5. Утвердить материальное обеспечение — необходимые доступы, оборудование и программы, подключения к серверам и т. п.;
6. Если позволяет уровень технического оснащения, запустить интегрированное программное обеспечение, позволяющее вести учет рабочего времени и отражать результаты работы;
7. В крупных организациях можно запустить тестовый проект на небольшой группе офисных работников, потом оценить результаты и принимать решение о переводе на всю компанию.

Перевод на удаленную работу по инициативе работодателя

Согласно ст. 312.9 перевод на удаленную работу без согласия работника только в следующих случаях:
— исключительные обстоятельства, которые ставят под угрозу жизнь или нормальные жизненные условия людей — катастрофа природного или техногенного характера, производственная авария, несчастный случай на производстве, пожар, наводнение, землетрясение, эпидемия, эпизоотия и др.;
— принятие соответствующего решения органом государственной власти и (или) органом местного самоуправления (часть первая ст. 312.9 ТК РФ). Решение органа государственной власти или органа местного самоуправления может носить как обязательный, так и рекомендательный характер.

Например, таким актом является Указ мэра Москвы от 19 октября 2021 года № 61-УМ, который обязывает работодателей города Москвы с 25 октября 2021 г. по 25 февраля 2022 г. перевести не менее 30 процентов работников на дистанционный режим работы.
Перевод на удаленную работу осуществляется не более чем на период наличия обстоятельства, послужившего основанием для принятия работодателем решения о временном переводе.

Перевод на удаленную работу по соглашению сторон

Если обстоятельства, указанных в статье 312.9 отсутствуют, перевод на дистанционную работу возможен только при согласии обеих сторон, при этом требуется заключение дополнительного соглашения к трудовому договору.

Есть два варианта:

1. Работодатель и работник договариваются об изменении условий трудового договора, оформляется соглашение сторон (ст.72 ТК РФ)
2. В крупных организациях, обсудить с каждым работником возможность перевода на удаленную работу невозможно физически. Поэтому работникам направляется уведомление о предстоящем изменении условий трудового договора, а также о причинах, вызвавших необходимость таких изменений, в письменной форме не позднее чем за два месяца до таких изменений.
   Если работник, не согласен работать в новых условиях и другие предлагаемые должности его не устраивают, трудовой договор прекращается п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ. Стоит отметить, что как и в случае сокращения штата, работодатель предлагает другую имеющиеся у работодателя работу — как вакантную должность или работу, соответствующую квалификации работника, так и вакантную нижестоящую должность или нижеоплачиваемую работу.

Дополнительное соглашение в обоих случаях заключается в письменной форме и должно включать в себя условие о выполнении предусмотренной трудовым договором трудовой функции вне места нахождения работодателя при условии использования для выполнения трудовой функции и для осуществления взаимодействия между работодателем и работником сети «Интернет». На практике, можно указать, например, что трудовая функция осуществляется по месту жительства работника или по месту его фактического нахождения.

В дополнительном соглашении также можно определить порядок взаимодействия работодателя и работника, порядок передачи результатов работы и отчетов о выполненной работе по запросам работодателя, режим рабочего времени дистанционного работника (Статьи 312.3, 312.4 ТК РФ)

Приказ о переводе на дистанционную работу

В части третьей ст. 312.9 ТК РФ установлено, что при временном переводе работников на дистанционную работу работодатель принимает локальный нормативный акт. Закон не устанавливает каких-либо требований к форме локального нормативного акта о переводе на дистанционную работу, работодатель вправе определять ее самостоятельно. Пример приказа Примерная форма приказа

Требования устанавливаются лишь к содержанию локального акта, он должен включать:

1. указание на обстоятельство из числа указанных в части первой ст. 312.9 ТК РФ, послужившее основанием для принятия работодателем решения о переводе на дистанционную работу;
2. список работников, временно переводимых на дистанционную работу;
3. срок, на который работники временно переводятся на дистанционную работу. Срок может определяться конкретным периодом времени или указанием на окончание периода действия того или иного обстоятельства.
4. порядок обеспечения работников, временно переводимых на дистанционную работу, за счет средств работодателя необходимыми оборудованием, программами, или порядок выплаты компенсации за использование принадлежащего им оборудования, а также порядок возмещениядругих расходов, связанных с выполнением трудовой функции дистанционно;
5. порядок организации труда работников — режим рабочего времени, включая определение периодов времени, в течение которых осуществляется взаимодействие работника и работодателя, порядок и способ взаимодействия работника с работодателем, порядок и сроки представления работниками работодателю отчетов о выполненной работе);

При переводе на дистанционную работу по соглашению сторон также издается приказ руководителя организации о переводе работника на дистанционную работу, только в этом случае в качестве основания указывается заключенное дополнительное соглашения к трудовому договору.

Ознакомить с локальным нормативным актом нужно способом, который позволит достоверно подтвердить получение ими документа, например, под подпись. (часть четвертая ст. 312.9 ТК РФ).

Ознакомление дистанционного работника с локальными нормативными актами также может осуществляться путем обмена электронными документами с использованием электронной подписи любого вида или в иной форме позволяющей обеспечить фиксацию факта получения работником документа в электронном виде (часть вторая ст. 312.3 ТК РФ).

Оснащение и обеспечение необходимым оборудованием

Статьей 312.6 ТК РФ предусмотрено, что работодатель обеспечивает дистанционного работника необходимыми для выполнения им трудовой функции оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации и иными средствами. Оборудованием необходимо обеспечивать любого дистанционного работника, в том числе не являющегося материально-ответственным лицом.

Требований об обязательной фиксации передачи имущества от работодателя к работнику закон не предусматривает, но во избежание разногласий между работником и работодателем и претензий проверяющих это целесообразно сделать. Например, путем составления акта приема-передачи или путем издания приказа с указанием конкретного имущества, предоставленного работнику. В этом случае работник обязуется обеспечить сохранность имущества и будет нести материальную ответственность.

Дистанционный работник вправе с согласия или ведома работодателя и в его интересах использовать свое или взятое им в аренду оборудование, программно-технические средства, средства защиты информации и иные средства. При этом работодатель выплачивает работнику компенсацию за использование принадлежащих ему или арендованных им оборудования и иных средств, а также возмещает расходы, связанные с их использованием. Порядок, сроки и размеры компенсации определяются коллективным договором, локальным нормативным актом, или дополнительным соглашением к трудовому договору.

Для оснащения удаленного рабочего места существует две основные технологии:
• VDI (virtual desktop infrastructure) — на общем сервере находятся образы операционных систем каждого пользователя. Пользователь устанавливает индивидуальное виртуальное приложение.
• RDS (remote desktop services) — рабочей средой пользователя выступает операционная система самого сервера, то есть программы запускаются непосредственно на сервере. Технология RDS затрачивает меньше аппаратных ресурсов сервера, снижаются затраты на лицензированные программы. Пользователь не сможет установить виртуальное приложение в этом случае
Основная разница будет в уровне изоляции приложений и рабочего окружения разных сотрудников друг от друга. Кроме того, на терминальном сервере используется серверная операционная система, на которую нельзя установить некоторые программы, а с VDI можно использовать обычную пользовательскую ОС.

Если нет возможности перевести работника на удаленную работу

Если специфика работы, выполняемой работником на стационарном рабочем месте, не позволяет осуществить его временный перевод на дистанционную работу по инициативе работодателя либо работодатель не может обеспечить работника всем необходимым время, в течение которого указанный работник не выполняет свою трудовую функцию, считается временем простоя по причинам, не зависящим от работодателя и работника. Оплата этого времени простоя производится в размере не менее двух третей тарифной ставки, оклада (должностного оклада), рассчитанных пропорционально времени простоя. Больший размер оплаты может оговариваться в коллективном договоре или в приказах. (Часть 7 ст. 312.9).

Часто возникает вопрос, можно ли отправить работников в отпуска при отсутствии возможности перевести их на удаленку. По мнению Мнтруда, если у работодателя отсутствует возможность перевести людей на дистанционную работу, он вправе обратиться к работникам с предложением изменить сроки предоставления ежегодного оплачиваемого отпуска. Изменение сроков предоставления ежегодного оплачиваемого отпуска возможно только по взаимному согласию работника и работодателя. Принуждать работников к использованию ежегодного отпуска работодатель не вправе. Также нельзя отправить работника в отпуск без сохранения заработной платы без его заявления.

Основания для увольнения сотрудника на удаленке

Помимо иных оснований, предусмотренных Трудовым кодексом, трудовой договор с дистанционным работником может быть расторгнут по инициативе работодателя в случае, если в период выполнения трудовой функции дистанционно работник без уважительной причины не взаимодействует с работодателем по вопросам, связанным с выполнением трудовой функции, более двух рабочих дней подряд со дня поступления соответствующего запроса работодателя.

Более длительный срок для взаимодействия с работодателем устанавливается порядком взаимодействия работодателя и работника, предусмотренным частью девятой статьи 312.3 настоящего Кодекса. Поэтому важно в дополнительном соглашении к трудовому договору или приказе о переводе указать рабочее время. Если в документах рабочее время не определено, режим устанавливается работником по своему усмотрению. Время взаимодействия дистанционного работника с работодателем включается в рабочее время.

Трудовой договор с работником на удаленке может быть прекращен в случае изменения работником местности выполнения трудовой функции, если это влечет невозможность исполнения работником обязанностей по трудовому договору на прежних условиях.