Недостача — как правильно оформить и что делать при выявлении

Автор
Гузалия Витвинова
Ведущий эксперт

Что такое недостача

Согласно Приказа Минфина № 34н недостача — выявленное при инвентаризации расхождение между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета. Если недостача зафиксирована в пределах норм естественной убыли ее относят на издержки производства. Если сумма недостачи сверх норм недостачи взыскиваются с виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты — уменьшается прибыль организации.

Чтобы таких убытков не случалось, организация обязана проводить инвентаризацию имущества и обязательств. Случаи, сроки и порядок проведения инвентаризации, а также перечень объектов, подлежащих инвентаризации, определяются организацией, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.(ФЗ № 402 о бухучете).

Действия работодателя при недостаче

Судебная практика по делам о взыскании ущерба с материально ответственных лиц показывает, что несоблюдение правил проведения и оформления инвентаризации это главное основание для признания ее результатов недействительными. Если результаты инвентаризации признают недействительными, факты причинения ущерба, размер ущерба, а также наличие вины работника доказать невозможно. А эти доказательства являются обязательным условием для взыскания ущерба с виновных.

Как пример приведем Определение Верховного Суда РФ от 26 апреля 2021 г. № 2-КГ21-4-К33 Банк судебных решений. Работодатель решил взыскать с кладовщика ущерб — пропорционально отработанному времени и заработной плате к возмещению предъявлено более 100 тыс. руб. С кладовщиком был заключен договор о полной индивидуальной материальной ответственности. Позднее работодатель был подписан договор о полной коллективной материальной ответственности со складскими работниками (грузчиками) в лице того же кладовщика. Хотя инвентаризации проводились ежемесячно на основании приказов руководителя, и в ходе каждой выявилась недостача. Работодатель пошел в суд только после увольнения работника. В итоге дело дошло до Верховного суда, который встал на сторону бывшего работника.

Соответственно, вопрос что делать при недостаче не совсем правильный. Корректной будет следующая формулировка — что делать при подозрении на недостачу? Если в организации возникают подозрения на недостачу, самое главное это провести инвентаризацию и оформить ее результаты в полном соответствии с нормативными документами. Основным документом, регламентирующим порядок действий при инвентаризации являются Методические рекомендации, утвержденные Приказом Минфина № 49.

Также для возмещения убытков, требуется правильно оформить договоры о материальной ответственности с работниками. В самом трудовом договоре материальная ответственность в полном размере может быть установлена только с заместителями руководителя организации и главным бухгалтером. Руководитель организации также несет полную материальную ответственность в силу закона — на основании части первой статьи 277 Трудового кодекса РФ.

Общие правила проведения инвентаризации

Для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. Состав комиссии утверждает руководитель организации. Документ о составе комиссии регистрируют в книге контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации.

В состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, могут быть привлечены другие специалисты — инженеры, экономисты, техники, а также представителей аудита. Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными. Если в в состав комиссии включен бухгалтер Иванов, то он должен присутствовать обязательно, без его фактического присутствия результаты инвентаризации признают недействительными.

До начала проверки комиссия получает последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств. Председатель визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием «до инвентаризации на »…» (дата)», что должно служить бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным.

Кладовщик или другое материально ответственное лицо должны подтвердить, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию, а все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы. Фактическое наличие имущества при инвентаризации определяют путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера.

Ключевой момент — подсчет фактического наличия имущества производится при обязательном участии материально-ответственного лица. В конце материально-ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.

Документальное оформление недостачи

По результатам инвентаризации по имуществу, по которому выявлены отклонения, оформляют сличительные ведомости. В сличительных ведомостях отражаются результаты инвентаризации, то есть расхождения между показателями по данным бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей. Суммы недостач указываются в соответствии с их оценкой в бухгалтерском учете.

Инвентаризационная комиссия должна получить пояснения по факту недостачи. Истребование от работника письменного объяснения для установления причины возникновения ущерба является обязательным. В случае отказа или уклонения работника от предоставления указанного объяснения составляется соответствующий акт.

Документально надо установить степень ответственности каждого причастного лица. Все дальнейшие действия после выявления недостачи будут зависеть от того, есть ли виновные лица или нет. Если виновных лиц нет или вина их не доказана, то выявленная при инвентаризации недостача списывается по соответствующим счетам как финансовые результаты. В соответствии с 5.2 Приказа Минфина 49 для оформления списания недостач ценностей и порчи сверх норм естественной убыли, должны быть решения следственных или судебных органов, подтверждающие отсутствие виновных лиц, либо отказ на взыскание ущерба с виновных лиц.

Статьей 247 ТК РФ предусмотрена обязанность работодателя устанавливать размер причиненного ему ущерба и причину его возникновения. До принятия решения о возмещении ущерба конкретными работниками работодатель обязан провести проверку для установления размера причиненного ущерба и причин его возникновения. Для проведения такой проверки работодатель имеет право создать комиссию с участием соответствующих специалистов.

Удержание суммы ущерба при недостаче

За причиненный ущерб работник несет материальную ответственность в пределах своего среднего месячного заработка. Все случаи, когда можно взыскать ущерб с работника в полном размере определены в статье 243 ТК РФ. В том числе в этот список входят случаи, когда на работника возложена материальная ответственность в полном размере и недостачи ценностей, вверенных ему на основании специального письменного договора или полученных им по разовому документу.

Под специальным письменным договором понимается письменный договор о полной индивидуальной или коллективной материальной ответственности. Такой договор может заключаться с работниками, достигшими возраста восемнадцати лет и непосредственно обслуживающими или использующими денежные, товарные ценности или иное имущество. Перечни работ и категорий работников, с которыми могут заключаться указанные договоры утвержден в Постановление Минтруда РФ от 31 декабря 2002 г. N 85.

Работник обязан возместить только причиненный прямой действительный ущерб. Неполученные доходы — упущенная выгода — взысканию с работника не подлежат. Под прямым ущербом понимается:

  1. реальное уменьшение наличного имущества
  2. ухудшение состояния указанного имущества
  3. необходимость затрат на приобретение, восстановление имущества
  4. необходимость выплат на возмещение ущерба, причиненного работником третьим лицам

Работники в возрасте до восемнадцати лет несут полную материальную ответственность лишь за умышленное причинение ущерба, за ущерб, причиненный в состоянии алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения, а также за ущерб, причиненный в результате совершения преступления или административного правонарушения.

В каком случае взыскание незаконно

Материальная ответственность работника исключается в случаях (Статья 239 ТК РФ):

  1. возникновения ущерба вследствие непреодолимой силы
  2. нормального хозяйственного риска
  3. крайней необходимости
  4. необходимой обороны
  5. неисполнения работодателем обязанности по обеспечению надлежащих условий для хранения имущества, вверенного работнику

Под непреодолимой силой понимаются чрезвычайные и непредотвратимые обстоятельства, которые от воли сторон трудового договора не зависят. Это могут быть стихийные бедствия, пожар, массовые заболевания, забастовки, военные действия, террористические акты, диверсии. К нормальному хозяйственному риску могут быть отнесены действия работника, соответствующие современным знаниям и опыту, когда поставленная цель не могла быть достигнута иначе, работник надлежащим образом выполнил возложенные на него должностные обязанности, проявил определенную степень заботливости и осмотрительности, принял меры для предотвращения ущерба, и объектом риска являлись материальные ценности, а не жизнь и здоровье людей (п. 5 постановления Пленума Верховного суда РФ от 16.11.2006 № 52). Примером нормального хозяйственного риска служат недостачи товаров вследствие хищений покупателями в торговых залах магазинов самообслуживания (решение ВАС РФ от 04.12.2013 № ВАС-13048/13). Причинение лицом вреда в состоянии крайней необходимости и необходимой обороны установлены в КоАП и УК РФ.

Особое внимание следует уделить доказательству того, что работодатель исполнил обязанность по обеспечению надлежащих условий для хранения имущества. Например, если склад организации допускает свободное присутствие посторонних лиц, или недостаточно оборудован, суд обязательно примет во внимание это обстоятельство.

Недостача при инвентаризации: что делать материально-ответственному лицу

Если Вы подписываете договор о полной материальной ответственности, обязательно требуйте проведения инвентаризации и приемки остатков. Ваше присутствие при инвентаризации обязательно, не соглашайтесь на оформление результатов со слов членов инвентаризационной комиссии. В дальнейшем при проведения проверок, всегда строго следуйте Методическим указания по инвентаризации имущества. В соответствии с ТК РФ работник и (или) его представитель имеют право знакомиться со всеми материалами проверки обжаловать их.

При выявлении недостачи, с Вас обязаны попросить письменное объяснение. Если Вы признаете себя виновным в причинении ущерба, его можно возместить добровольно полностью или частично. По соглашению сторон трудового договора допускается возмещение ущерба с рассрочкой платежа. В этом случае работник должен представить письменное обязательство о возмещении ущерба с указанием конкретных сроков платежей. После увольнения работника, который дал письменное обязательство о добровольном возмещении ущерба, но отказался возместить указанный ущерб, непогашенная задолженность взыскивается в судебном порядке. С согласия работодателя для возмещения ущерба можно передать равноценное имущество или исправить поврежденное имущество.

Взыскание суммы, не превышающей среднего месячного заработка, производится по распоряжению работодателя. Распоряжение может быть сделано не позднее одного месяца со дня окончательного установления размера причиненного работником ущерба. Если месячный срок истек или работник не согласен добровольно возместить причиненный работодателю ущерб, а сумма причиненного ущерба, подлежащая взысканию с работника, превышает его средний месячный заработок, то взыскание может осуществляться только судом.
Если Вы считаете, что работодателем не соблюден установленный порядок проведения инвентаризации, оформления результатов, не доказан факт ущерба, виновное лицо точно не установлено, можно обжаловать действия работодателя в суде. В судебной практике много примеров вынесения решения в пользу работника.

Вопросы по теме статьи
Комментарии
Ваш комментарий
Читайте также
По данным Фонда "Институт экономики города сейчас предоставления жилья ждут более 4 млн семей, средний срок ожидания — более 20 лет. Поэтому, с большей вероятностью вы получите жилье, если будете работать там, где это жилье предоставляют по закону. Конечно, просто так жилье не дадут, нужно будет выполнить ряд условий, но и ждать придется меньше.
Несмотря на введенную обязательную вакцинацию почти во всех регионах страны, коронавирус продолжает распространяться. В связи с этим актуальным встает вопрос о соблюдении работодателями рекомендаций Роспотребнадзора по мерам профилактики коронавирусной инфекции MP 3.1/2.2.0170/3-20 и MP 3.1/2.2.0172/5-20.
Во многих регионах введена обязательная вакцинация некоторых категорий сотрудников. Ответственность возложена на работодателей, им необходимо обеспечить уровень коллективного иммунитета не менее 80% от списочного состава коллектива, с учетом лиц, переболевших COVID-19 и вакцинированных (не более 6 месяцев назад), не привитые, имеющие медицинские противопоказания, и прочие должны составлять не более 20% от списочного состава работающих.