Разбираемся со счетом-фактурой

Что это такое и для чего нужно?

Счет-фактура — это налоговый документ, его создает продавец в течение 5 календарных дней с момента выполнения операции на основании накладной на отгрузку товара или акта выполненных работ и услуг. Может быть выставлен на бумажном носителе или в электронном виде.

Указанный в счет-фактуре НДС принимается покупателем к вычету. С этим счетом покупатель имеет право заявить налог к вычету, при этом он должен быть оформлен по п. 5 ст.169 НК РФ, если нет — то к вычету ничего не принимается.

Кем подписывается счет-фактура?

Счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации или уполномоченным представителем.
Выставленная индивидуальным предпринимателем подписывается самим ИП или уполномоченным представителем по доверенности.

Где отражать?

Выставленные счета отражаются в книге продаж, полученные — в книге покупок.

При каких условиях можно отразить счет-фактуру в книге покупок?

Полученный счет-фактуру от продавца можно зарегистрировать в книге покупок у покупателя при соблюдении следующих условий:

1. при наличии счет-фактуры;
2. при наличии подписанных покупателем товарной накладной, акта выполненных работ или услуг,
3. если не прошло три года с момента оприходования в бухгалтерском учете товаров(работ, услуг).

Итак, по товарам, принятым к учету в 1 квартале 2016 г. последним кварталом, в котором еще можно заявить вычет НДС по данным товарам будет 1 квартал 2019 г.

Когда отражать на уплаченный аванс в книге покупок?

Авансовый счет-фактура регистрируется в книге покупок в том квартале, в котором он получен от продавца. Если аванс перечислен продавцу в 1 квартале 2016 г. , то нужно отразить тоже в 1 квартале 2016 г.

Как отразить счет-фактуру в книге покупок?

Форма книги покупок состоит из 16 граф, обновленная форма утверждена Постановлением Правительства РФ от 30.07.2014 №735.
Что отражается в графах книги покупок наглядно приведено в таблице:

Так, а для чего нужна счет-фактура?

В конечном счете, нужен для того чтобы правильно составить декларацию по НДС. С этой же целью составляется книга покупок и продаж.

В каком случае можно не составлять счет-фактуру в момент отгрузки?

Если продавец является плательщиком НДС и реализует свой товар (работу, услугу) лицу, который не является плательщиком НДС или освобожден от уплаты НДС, то по письменному согласию сторон сделки счета могут не составляться.

Когда продавец имеет право составить сводный счет-фактуру?

Если покупатель не является плательщиком НДС, включая физических лиц, то в течение отчетного (налогового) периода продавец имеет право составить единый сводный счет-фактуру и указать в нем сводные данные по всем таким операциям. Созданный сводный счет регистрируется в книге продаж с кодом вида операции 26.

Выставление продавцом счета-фактуры без НДС

Счета с пометкой «без налога (НДС)», полученные от продавца, в книге покупок регистрировать не надо.
Все операции, не облагаемые НДС, отражаются продавцом в разделе 7 декларации по НДС, в книге продаж в графе 19 счета  с пометкой «без НДС» не отражаются.

В каком случае неплательщик НДС обязан вести журнал учета?

1. Если по инициативе покупателя неплательщик НДС выставил счет с НДС
2. Если неплательщик НДС получает и выставляет счета в интересах другого лица на основании договоров комиссии, агентских договоров, договоров транспортной комиссии, а также при выполнении функций заказчика.

Какие счета нельзя регистрировать в книге покупок?

Если налогоплательщиком допущены такие ошибки, в результате которых налоговые органы могут отказать покупателю в вычете НДС. К таким ошибкам относятся:

1. ошибки в названии продавца или покупателя, неправильный адрес, неверен ИНН;
2. несоответствие название товара, указанного с накладной на отгрузку с названием в счет-фактуре;
3. арифметические ошибки при определении стоимости товаров(работ,услуг), когда показатель гр. 5 не равен произведению гр.3 и гр.4;
4. ошибки при указании ставки налога, например указана ставка 18%, а НДС фактически исчислен по ставке 10%;
5. ошибки по гр.8, выразившиеся в неправильном перемножении граф 5 и 7.

Неверный номер счета-фактуры в книге покупок

Если после сдачи налоговой декларации по НДС налогоплательщик сам обнаружил ошибку, например неверный номер, но при этом нет занижения суммы налога к уплате. В этом случае налогоплательщик сам принимает решение подавать ему уточненную декларацию или нет.

Когда составляется корректировочный счет-фактура?

Согласно абз.3 п. 3 ст.168 не позднее 5-ти календарных дней с момента согласования изменений составляется корректировочный счет-фактура.
Основаниями для составления таких корректировочных счетов могут быть:

1. снижение цены товара (работ,услуг);
2. снижение количества товара(объема работ, услуг).

И в том и другом случае меняется стоимость отгруженных товаров, выполненных работ, оказанных услуг.

Ситуации, при которых составляется корректировочный счет-фактура:

1. Товар возвращает покупатель — не плательщик НДС;
2. Покупатель возвращает товары, еще не принятые к учету;
3. покупателю предоставлены скидки;
4. первоначально покупателю отгружены товары по предварительным ценам, а затем цены были изменены и по ним была произведена реализация продукции;
5. продавец признал претензию покупателя в части недостачи и качества товаров;

Ситуации, при которых составлять корректировочный счет не нужно:

1. Покупатель возвращает товары, которые уже успел поставить на учет. Здесь покупателем должна быть оформлен счет на обратную реализацию;
2. При технических и арифметических ошибках исправляется первичный счет;
3. Если цена на товар или количество товара меняется раньше чем выставлен первичный счет-фактура, тогда измененные данные сразу учитываются при ее составлении;
4. Если цена на партию поставки по договору определяется после выставления первичного счета, но порядок формирования цены не менялся, то изменения вносятся в первичный счет.

Форма и порядок составления корректировочного счета-фактуры

Корректировочные счета-фактуры, как и обычные счета-фактуры, можно составлять на бумаге или в электронном виде.

Согласно п.2 Приложения 2 к Постановлению Правительства РФ от от 30.07.2014 №735 в корректировочном счете нужно отражать только те пункты первичного документа, по которым происходит изменение.

Если по одному контрагенту было несколько поставок, то можно оформить единый корректировочный счет, в котором отразить все изменения.
Все обязательные реквизиты приведены в п.5.2 ст.169 НК РФ.

Как отражать корректировочный счет-фактуру в книге покупок

В зависимости от изменений регистрация корректировочных счетов-фактур (далее КСФ), выставленных продавцами может осуществляться либо в книге покупок, либо продаж. Это видно из таблицы.

Вместо счет-фактуры ФНС предложила пользоваться Универсальным передаточным документом, который заменяет ее и накладную на отгрузку товара. Это принесет определенную выгоду в снижении затрат предприятия и экономии времени бухгалтера. Применение данного документа носит рекомендательный характер.